Tworzenie namiestnictwa

 Jest kilka sposobów tworzenia namiestnictwa w zależności od środowiska, celu działania, specyfiki hufca, ilości instruktorów, nawet miejscowości działania . My podamy te najbardziej oczywiste.

1. Komendant Hufca – widzi potrzebę powstania namiestnictwa i po konsultacjach w gronie Komendy Hufca powołuje na funkcję namiestnika wybranego instruktora.
  • Wybrany namiestnik – musi stworzyć zespół, z którym będzie chciał pracować. Odpowiednich do realizacji zadań namiestnictwa szuka pośród drużynowych, a także instruktorów, którzy już nie prowadzą drużyn, z różnych powodów – rodzinnych czy zawodowych- a chętnie podjęliby służbę instruktorską, która dałaby możliwość realizacji potrzeby działania, ale czasowo mniej absorbowałaby niż drużyna.
  • Opracowuje wstępne plany działań przyszłego namiestnictwa, określa najważniejsze zadania na początek działalności  i przygotowuje pierwsze spotkanie drużynowych hufca.
  • Organizuje i przeprowadza zbiórkę drużynowych na początek najlepiej z udziałem Komendanta hufca lub jego zastępcy do spraw programowych.W trakcie tego spotkania przedstawia swoje plany,  wspólnie z drużynowymi  weryfikuje działania na najbliższy /np. 3 miesięczny/ okres. Wyłania  z grona zainteresowanych najbliższych współpracowników, dzieli zadania, umawia się na spotkanie następne – które powinno być poświęcone planowaniu pracy na np. rok harcerski,  akcję letnią czy zimową, inne... 

2. W gronie drużynowych hufca  po wielu spotkaniach rodzi się pomysł  powołania zespołu, który wspierałby pracę drużyn,  reprezentował  instruktorów bezpośrednio pracujących z drużynami i gromadami  na posiedzeniach Komendy Hufca.

     Tak powstające namiestnictwo ma już od pomysłu powstania określone zadania do realizacji.
  • Przedstawiciele „grupy inicjatywnej’ udają się do komendanta celem sformalizowania działań grupy  /powołania namiestnictwa rozkazem Komendanta Hufca/.
  • Najczęściej Komendant Hufca prosi o określenie na piśmie planów przyszłego namiestnictwa, wyłonienia z grupy lidera – namiestnika.
  • Po spełnieniu tego rodzaju wymogów w większości przypadków namiestnictwo i namiestnik zostają mianowani rozkazem komendanta i mogą przystąpić do działania.
3. Część instruktorów hufca, którzy  nie są już drużynowymi  – zwykle z powodu zwiększenia obowiązków zawodowych czy rodzinnych - chce nadal działać , wspierać w pracy wychowawczej drużynowych, uczestniczyć aktywnie w przedsięwzięciach hufca – w tym celu podejmuje się zorganizowania zespołu namiestnictwa.
  •  tu postępowanie grupy inicjującej działanie jest podobne jak w sposobie drugim. 

Podaliśmy trzy sposoby stworzenia namiestnictwa. Wszelkie inne będą do nich podobne może z drobnymi różnicami dotyczącymi  tego,  czy tworzone jest namiestnictwo dla wszystkich drużyn, nazwijmy je umownie np. namiestnictwo programowe czy namiestnictwa  dla drużynowych poszczególnych pionów: namiestnictwo zuchowe, namiestnictwo harcerskie, namiestnictwo starszoharcerskie, wędrownicze, a czasami również może być namiestnictwo specjalnościowe.
Tworzenie namiestnictwa to nie tylko sprawy formalne, to również budowanie wspólnoty. Jeden z przywódców zespołu napisał niegdyś "Budowa zespołu, jak każda dobra budowa, musi mieć pewne fundamenty, struktura powinna być stabilna i elastyczna, a także trwała". Stwarzanie takiego zespołu polega na rozumieniu wszystkich członków, indywidualnie i zespołowo. Sztuka tworzenia zespołu wiąże się z omawianiem potrzeb, różnic i indywidualnego wkładu pracy, a nie szczegółów działalności w tej dziedzinie. Jeśli ten kto buduje zespół zbytnio zajmuje się sprawami organizacyjnymi czy finansowymi  zwykle pomija  pomoc zespołowi w zaspokajaniu jego bardziej ukrytych potrzeb. Najlepszym szefem zespołu jest ten, kto budując zespół potrafi traktować go jako całość, ale równocześnie umiejętnie wyzwala energię poszczególnych członków do rozwiązywania wspólnych problemów oraz odwracania ich uwagi od małostkowych nieporozumień, które mogą występować w działaniu.